活動產業人八股問題三連發 2018潛力新秀媒合會一次解答

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2018-05-09
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活動幫即將在五月23號舉辦台灣活動產業專屬的媒合會,目的就是希望讓服務不同產業的活動公司能夠有一個規劃完善的場合,讓有興趣加入活動圈的畢業生了解活動產業的動態以及,「活動人究竟做哪些事情?」經過活動幫走訪各個校園與校園活動人或是一般學生的訪談,這個問題是大家最常問到的。但其實在國外,活動企劃(event planners)就經常被問到幾個必須不厭其煩一再解釋的問題,有些可能是玩笑,也有些被問多了就成了惱人以及帶有攻擊性的成見,但活動企劃在活動現場或是客戶面前,還是要有耐心的好好說明自己的工作。在5/23活動幫潛力新秀媒合會之前就讓我們來看看,「活動企劃最常被問到的三個問題」曾經從企劃做起的活動人,看看有幾個是自己也曾經快要被問到抓狂的!

「所以你們是專門辦趴的公司?」

可能是各地民情不同,在國外的活動企劃(event planners)在舉辦一些具有舞台規劃、慶賀或是展示性質的活動像是展覽、授獎大會、研討會、團契會等活動,就會直接地被外人聯想到一個字「Party」,所以就專業上就被定位成專門辦趴的公司。當然專門打造大型音樂或是舞蹈派對的公司,其專業性在於舞台創意、表演團體串聯、聲光音響與現場氣氛的安排,也是相當專業的活動人。但擅長的領域跟其他類型的商演活動如MICE、受獎大會等,整體規劃的細節是有很大的差別,所以在外國,活動人最常被問到翻白眼的,就是被event planners跟party planners搞不清楚的問題,而就算是專門打造大型音樂派對與演唱會的活動人也不願意自己被稱為party planners。

「活動企劃(event planners)到底要做什麼?」

對一個活動企劃的日常來說,大量的細節以及面向用來打造一場獨特的活動,可能是不是用言語就能夠完整表達的。其實依然有不少參與者來到現場,跟活動人輕鬆自在的聊著,會相信一場活動的舉辦跟施展魔法一樣,突然間就把所有條件給湊齊了。當然這也是必須讚揚專業的活動人都把辛苦內化的還不錯,出席自家場合都要求到專業而輕鬆的外在形象,對於整個籌備的過程總是輕描淡寫,所以很容易在玩笑之間把辛苦的部分一言以蔽之。(這不就是活動幫成立的原因嗎!)


活動企劃每天的工作就是盯著每個專案的進度,細節繁雜如牆上分門別類。

「你的聯絡名單中有多少位名人?」

對活動企劃來說,為了保持專業和誠信,這個問題總是很難回答。特別是希望能夠滿意地回答客戶這個問題時不誇張地說明,避免脫口而出令人失望的答案。在國外,客戶總是希望活動公司的邀請名單中能夠包含到影視明星、DJ、主播、名嘴或是演員,最好A-Z開頭都能有不錯的名單。但是通常活動企劃在回答這樣的問題的時候都會含糊帶過,或是趕快換下一個話題。而台灣活動產業似乎比較沒有這樣的困擾,因為一般來說活動邀約會有配合的公關或是廣告公司來做。並且大多數的客戶也會傾向找合適的人,比找一堆不相干的名人來的重要。

有被問過類似的問題或是有問過活動人上述三個問題嗎?其實依照各個市場的需求不同,活動產業在全球也有不同的發展。所以如何讓活動產業的資訊不只能夠在地區之間交流,更能夠跟國際現在產業發展的局勢接軌,也是活動幫相當重要的課題。更重要的是透過潛力新秀媒合會的舉行,讓台灣對活動產業相當好奇的年輕新秀,能夠一次解答心理的疑問,相信會讓活動產業更被外界所了解,當然也能對彼此更了解。

作者:活動幫主編 Martin Tsai

從活動提案、場地規劃、舞台架設、燈光音響、表演排練到活動人的日常,直到某個時刻,彷彿是一群人生命的累積。也就是當高於5000度的白燈亮起,產品、人員就定位,人潮開始進入會場的那一刻起,不只對活動人是平凡又百感交集,更是活動幫網站的精神。
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