校園活動人集合! 成功大學單車節 破壞與革新創突破

字級:
2018-04-10
  • Google+
  • RSS

對於活動人來說必定有個燃起活動魂的契機,而這初心也許如先前文章中提到的相同時機點:校園生活。因為有趣、好玩,進入了活動的籌備團體;而以「學生」的身分執行,其中的突破與限制也許亦為現今業界的相同之處。活動幫這次走入校園,採訪了「成大單車節」的籌備團隊,在這群正盛青春活力的學子們對話過程中,聊聊他們如何以嶄新的創意,以及不輸業界的自信與專業,完成校園指標性之一的活動。


學術部長陳彥丰、行銷部長韓宇軒、總召陳佑維、公關部長呂紹民與副召陳怡平(從左至右),向活動幫說明單車節主打的TA、預計成效目的,以及如何策劃整個活動。

釐清TA,出手準確
想要突破,就要重新設定、釐清TA。總召陳佑維提出:「一般大家都認為客群是高中生,但其實是背後的家長們。」高中階段學生仍處於被掌控中,真正有主導性、權威的是家長;既然鎖定了實際的TA,便規劃家長們希望能得到的資訊內容——科系資訊、面試技巧。再依主幹打造活動流程,每一個階段都明確知道為了誰、要達到什麼成效,緊扣整體目的、開始出招。

就如一般業界確認完TA後,就會開始策劃內容、預計達成效益;籌備團體針對家長的執行手法是推出落點分析平台,再分兩階段進行內容行銷:學測前後。行銷部長韓宇軒指出:「Facebook是行銷品牌,學測前客戶是家長,故多是學測準備文、親子溝通的企劃內容;Instagram針對高中生,創造一個虛擬成大生帳號,放些生活日常、美食玩樂的文案,讓高中生有想像、動力衝刺。」學測後TA皆轉為高中生,除了單車節活動介紹外,也搭上最新流行的"留言領取懶人包連結",成功創造70萬貼文觸及率。


跟上"留言就送懶人包連結"新趨勢,此篇貼文成功創下近70萬觸及、40萬留言,順利破解Facebook演算法。

亮點,成就一切
對於今年活動企劃內容的差異,陳佑維有自信的說:「當初活動提案,細節還沒規劃好沒關係,但一定要有個亮點,讓人聽到看到會倒吸一口氣,這是我辦活動的契機。」這屆籌備期大約只有半年,中間還卡了期末考、寒假過年,時間非常緊湊「我們已經抓到主要客群後,再來就是依照他們所期待的去設計活動、滿足他們。」

因應期待,學術部推出的模擬面試與各系學會合作,邀請教授協助、進行真正面試場景;今年新增加的備審資訊與大學生閃電秀也場場爆滿,一系列相關講座、工作坊補足學生的求知慾,「一系一企業」更是直接讓高中生實際了解學科系出路。規劃趨勢論壇,讓學生、教授與企業三方對談,探討未來科系產業生態;甚至邀請25位學生講者,一談大學四年的選擇與規劃,讓高中生了解未來要如何安排。最後設立學院咖啡座,讓培訓同學進駐讓高中生諮詢、釐清自己的志向,還有交換學生、轉系以及雙主修的管道資訊。因為了解TA的需求,設計的這些活動規劃,都是這屆最大的亮點與突破。


抓住現代人專注力不超過2分鐘,推出的宣傳片風格簡潔輕快;對象設定為第二志願的學生們,呼應想成為成大生的憧憬,是片中巧思之一。


主打「你來就吃的到」總召陳佑維指出直視高中生的現實需求,比起任何事都重要。

助力或阻力?見招拆招!
成大一直以來有兩個指標性的博覽會:單車節(科系博覽會)與南區就業博覽會(學校官方活動)。往年就業博覽會在三月底舉行,但今年突然提前,兩個活動緊連一天,首當其衝的便是場地配置與擴大的攤位規模。

雙方協調結果是不需負擔帳篷與場地費,但就業博覽會廠商攤位已規劃完畢,籌備團體只能配合去調整科系攤位、盡力讓場地變動在最小的範圍。科系攤位重新配置後,真正的大問題是活動當天場佈:科系招牌無法完全遮住隔天廠商招牌,以及廠商臨時釋出空位等,都需要立即調整。後續檢討時副召陳怡平也提出應該事先釐清帳篷與各廠商的規格、設計,才能更有充裕時間準備應對解決方案。

其次是器材設備。因為與廠商合作,所需的燈光音響、發電機,還有流動廁所等,成為多出來的預算負擔。為了解決經費缺口,只好調整活動立板的數量與規格費用。活動的主角腳踏車租借也是一波曲折。原先去年11月與oBike簽約,但因廠商與校方溝通問題一個月後退出成大;籌備單位後來找了CK-bike(成大校園公共自行車系統)再度歷經與校方、廠商協調過程,最後在活動前兩天順利租借到所需腳踏車數量。

活動前一週更是到處滅火:活動手冊校稿、擬主持人講稿、要經過學校審慎程序才能核銷的工讀生健保與薪資,眾多瑣碎事務多虧團隊合作才能化解。對於團隊成員的組成,同學們笑著說:「是彼此互換條件,上次你拉我來擔任幹部,這次我來幫你負責這個部門。」幹部們雖然是互推入坑,但各個實力堅強,如公關部就是工業與資訊管理學系,常與企業接觸、也常參加商業場合,較懂得應對處理;單車節的視覺設計、官網也是有專屬部門全程處理。因為覺得好玩、有趣,認為這是個有意義價值的活動而加入,重要的是彼此也都很相信夥伴們。與學校接洽方面,或許是因為兩邊出發點、思考角度不同,各有堅持之餘也期待下次合作能更順暢。


就算是學生身分,但整體脈絡規劃與程序已經跟商業活動很類似、甚至更好,只是缺乏預算;缺乏預算為何仍要辦活動?因為有趣、好玩,就有衝勁想要完成。

活動評鑑以問答題方式設計回饋表單,從今年活動招工資訊到最後整體結束,分成優、缺點以及建議來填寫,不僅文字也有數據,增加評斷準確性;回饋的企業與高中生,皆對這屆單車節反應是滿意至非常滿意,工人感受也是正面,可見今年活動的改革與創新成功。

最後籌備團隊提到,活動是「活」的東西,也不會是個完全獨立的體系,大家其實都已經身在活動圈,無時無刻都會接觸、吸收到新的多方面知識。一個活動中獲得的成就感、夥伴間的認同感,或許都是日後進入活動產業的契機之一;而現今學生舉辦活動的角度或許跟企業所見不同,但活動規劃上已經是跟商業活動相似;也正因這股衝勁碰撞,更為未來活動圈增添一筆新的色彩與想像。

Photo credit:成大單車節

作者:活動幫編輯 Amber

深被活動現場的氛圍所感動,各種產業交織串連而成的最終呈現總是讓人震撼,其中的細節與亮點更是讓人著迷,在這激發出更多新創意與新巧思之中,期勉自己在活動幫網站,能透過圖文傳達,與更多活動人一同感受活動的意義。
News rating:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
請點擊星號評分
  • Google+
  • RSS