颱風心惶惶 當天災來報到 活動辦理停看聽!

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2017-07-31
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中颱尼莎肆虐全台,不但導致許多地區災情頻仍,許多原本將於該周舉行的活動不但紛紛取消,就連長榮航空也因空服員集體請天災假而臨時取消50個班次,未能及時通知更是讓民眾怨聲載道、罵聲一片,在此可見因應天災的前置配套措施之重要性。

話說回來,相信對於很多活動人而言,雨備方案可說是活動籌備過程中不可或缺的一項元素,但為預防天災來臨,除了場地本身的防災設備與相關工程,你們又做好了哪些配套措施呢?身為活動人的你們,又有沒有所謂的「天災方案」?

全面準備.有備無患

一般來說,在活動舉行期間,活動公司都會投保公共意外責任險,除有些項目需要視活動性質而再去投保、加保,如兆豐產物保險也針對會議、展覽、表演、體育競賽等活動而推出「節目中斷保險」,專針對被保險人或節目主辦單位所無法控制之意外事故的相關理賠保險。其中對於意外事故範圍包含:

  1. 節目取消:被保險節目無法於預定日期或後續期間舉辦。
  2. 節目中途終止:被保險節目依預定日期時間辦理,但於進行中因故停止尚未完成之部份亦無法繼續辦理。
  3. 大雨:節目舉行所在地區於本保險契約所載降雨量期間內,按中央氣象局所發布累積降雨量超過本保險契約所約定雨量起賠點者。
  4. 颱風:節目舉行所在地區,舉行當日經中央氣象局發布陸上颱風警報並經行政機關宣布停止上課或上班者。

除此之外,像是華南產物、國泰產物等保險公司也都有相關保險產品,從此可見,針對現今活動的多元性與多樣化,保險的種類與細項也越來越豐富,唯有只有提前規劃好你的「天災方案」,才有可能將活動傷害降至最低。另一方面,為因應颱風季,在與各類廠商與藝人、主持人的合約上,也可以加上但書,說明若是遇到颱風,活動可能延期的日期區間,以降低意外風險。


當遇到活動需延期辦理,硬體設施重新拆搭的費用也需要列入考量,若場地允許續租,活動人當然可考量以不拆除硬體,單就續租場地費用的方式來降低活動成本。

仔細評估.周全決定

除有萬全的準備與預防工作還不夠,在面對颱風突如其來侵擾的情況,主辦單位當然必須先做內部討論,針對各個細項進行完整評估,來決定該活動應該是取消辦理或是延期。

於場地部分,必須先與場地方聯繫,確認場地續租的可能性與否,該活動若有邀請藝人與主持人,也需要確認後續檔期能夠有配合的機會,如若沒有則須確認備用名單,而針對硬體,舞台的拆搭成本當然也必須一併列入考量範圍。


消息傳播.不動如山

當以上評估都完成後,接著主辦方所要面對的課題就又回到了消費者層面。我應該在什麼時候發布消息?我又要用什麼方式來發布消息?以原本預定上週所舉辦的活動為例,原本定於 7/28 到 7/30 舉辦的新北市貢寮國際海洋音樂祭,在 7/27 當日便在其官方網站與新聞平台公布延期辦理的消息,並提前拆除福隆海水浴場的主舞台,以預防尼莎颱風所會帶來的損害 ,提前告知也漸緩消費者對主辦方的不滿。

而本訂於 7/29、7/30 跨夜演出的電音派對 UNITE With Tomorrowland 首次登台便受到尼莎颱風阻饒,本在 7/28 於官方臉書上將原本定於晚間 7 點開場的活動改為下午 4 點入場,並修正部分演出內容,但因高雄市政府於 7/29 午間宣布晚間 6 點開始停班停課,因此又暫停所有演出。許多電音迷表示自己特地南下至義大世界參與 Tomorrowland,更有些民眾甚至從他國飛來台灣,卻在路途當中才得知當日活動取消的消息,失落不已,對於有如朝令夕改的公布方式更是惹來罵聲一片。

由上述兩個大型活動案例來說,目前最快消息傳播方式還是以新聞媒體平台為主,而隨著網路平台的興起,若要更全方位的發散消息,社群平台無疑是最佳利器,兩者必須雙向而行,才能達到更高的傳播效率。於消息發布時間點上,同樣也需要考量到活動的規模大小而提前發布,並盡量不要在活動當天才又再做更動,以降低爭議產生。

只要能巧妙利用社群平台,便能與自己的消費者達到良好的互動關係,在活動辦理期間若多有變動,也能第一時間掌握消費者的心理狀態,進而安撫。

安撫、安撫、再安撫

面對活動因故延期與取消的狀況,相信不僅僅是消費者心情會 down 到谷底,主辦方更是有如熱鍋上的螞蟻,不但先前的辛苦幾近付之一炬,緊接著更是風雨欲來。但此時就算再生氣、再氣惱也只是徒增困擾,還不如拋棄掉煩躁的心情,以心平氣和的態度來面對與自己共同主辦活動的夥伴,並將後續配套措施之資訊完整無誤地傳達給消費者,如活動後續「退票機制」的詳盡及合理與否,便極可能是消費者與主辦方之間的一個重量級未爆彈。

於消費者而言,無論活動延期或是停止辦理,消息一出不但影響心情,在第一時間放大審視主辦單位的後續動作絕對也是在所難免,在情緒化的反應下,當然也會希望能馬上獲得相關退票資訊,並著手進行處理。

而對於主辦單位來說,即便求好心切,希望能夠盡早傳達消息給消費者,在規畫退票機制的相關事項,不但不能忽略票券種類與各大通路系統的退票機制如何運行,也必須確認清楚並訂定出有效的退票的截止日期,才能全數公布,更須減少消息一改再改的狀況產生。

另一方面,在現今鍵盤柯南、全民通緝的年代,雖說社群平台無疑是發佈消息的最佳利器,但除了單就使用社群平台公告消息外,卻也不能忽略主辦方的對應窗口如何與消費者保持友好的關係,心平氣和解釋並安撫消費者,通常在這種情況下,大部分消費者的酸民之心都會隨之煙消雲,也能體諒、鼓勵主辦單位。甚至在狀況允許下,主辦方也能透過先前所投保的項目,而在後續對消費者提供適當的補償,以達安撫作用。

在熱情無比、火力全開的暑假,當然也是各式活動的舉辦高峰期,面對自然災害將至,身為活動主辦方的你應該要如何一一面對突如其來狀況,又該如何隨機應變,讓活動能夠畫下完美的休止符?現在,你可以這樣做!

作者:活動幫編輯 Davina

將對於「美」的熱情投注活動,由互動科技與數位多媒體的五光十色、炫目多變的舞台燈光,到文創藝術的時代精神,記錄活動人穿梭會場的身影,深入挖掘活動的方方面面,在活動幫網站,每個活動人都能是綠了那江南岸的春風。
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